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Home | Monómeros Online | Proveedores y Contratistas

PROVEEDORES
Y CONTRATISTAS

Sé Proveedor y Contratista de las Sociedades Monómeros S.A. ubicada en Barranquilla y Ecofertil S.A. en Buenaventura, las cuales hacen parte del Grupo Monómeros

En Monómeros y Ecofertil trabajamos continuamente por mantener una excelente relación con los proveedores y contratistas, gestionando procesos que faciliten el acceso de oferentes de manera equitativa, en igualdad de condiciones y generando valor compartido.

La premisa de la compañía es comprar y contratar en las condiciones más justas, teniendo en cuenta la idoneidad técnica, calidad, experiencia, valor agregado, solvencia económica y oportunidad dentro del marco de los principios corporativos, la ética y política de compras.

El Grupo Monómeros trabaja para desarrollar a sus proveedores, ayudándoles a elevar sus capacidades competitivas y de gestión, para así fortalecer sus buenas prácticas en materia de seguridad, higiene y ambiente.

Si la oferta Comercial hace parte de las categorías de compras y contratación requeridas por el Grupo Monómeros y publicadas en la web, los invitamos a ser parte de nuestro panel de Potenciales Proveedores.

A continuación encontrará toda la información necesaria relacionada con los procesos y prácticas de compras y contratación del Grupo Empresarial.

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REGISTRO DE PROVEEDORES

Ingrese aquí
para conocer los requisitos para ser proveedor del Grupo Monómeros, para gestionar su registro como proveedor y/o actualizar sus datos.

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COMPRAS Y CONTRATACIONES

Conozca aquí
cómo es el proceso de compras de productos y servicios en el Grupo Monómeros.

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FACTURACIÓN

Ingrese aquí
para conocer el proceso de facturación del Grupo Monómeros.

REGISTRO DE POTENCIALES PROVEEDORES



La inscripción de Potenciales Proveedores en Monómeros y Ecofértil se encuentra habilitada para todas las empresas que estén interesadas en prestar sus servicios u ofrecer sus productos que son necesarios para la operación.

Para acceder a nuestro Portal de Potenciales Proveedores, deben tener en cuenta el cumplimiento de los siguientes aspectos mínimos, dependiendo el tipo de bien o servicio a ofrecer:

Si la empresa es proveedora de servicios y/o bienes deberá contar los siguientes requisitos:

Certificación emitida por su Administradora de Riesgos Laborales, en la que conste que la empresa:

• Llevó a cabo la Autoevaluación de los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

• Elaboró el Plan de Mejora conforme al resultado de la autoevaluación de los Estándares Mínimos.

• Formuló el Plan Anual del Sistema de Gestión de SST.

Si el servicio a ofrecer requiere actividades en las instalaciones operativas del Grupo Monómeros, deben cumplir mínimo con una de las certificaciones descritas a continuación:

• Certificación RUC vigente asociada a la naturaleza del contrato con una calificación de mínimo 80 puntos, expedida por el Consejo Colombiano de Seguridad; o

• Certificación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (OHSAS 18001:2007, ISO 45001:2018) y/o Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2015 o similares asociadas con la naturaleza del contrato, expedida por un ente certificador acreditado por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC).

Si la empresa ofrece servicios logísticos, debe cumplir mínimo con una de las certificaciones descritas a continuación:

• Certificación en el Sistema de Gestión en Control y Seguridad vigente y bajo la última versión establecida por la Organización BASC.

• Certificación ISO 28000 o similares expedida por un ente certificador acreditado por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC).

• Certificación de cualquier otro programa de seguridad de la cadena de suministro administrado por una autoridad aduanera nacional o extranjera.

Para iniciar el proceso de Inscripción deben acceder al Portal y realizar un Pre-Registro a través del siguiente link

En caso que los servicios o bienes ofrecidos sean requeridos por la Organización, procederemos a notificarte para continuar con el cargue de documentos en el Portal los cuales iniciarán proceso de estudio y validación. Una vez terminado el proceso de Registro se te notificará.

Para mayor información sobre el proceso, podrán compartir tus inquietudes al correo: registroproveedores@monomeros.com.co

Ten en cuenta que el ingreso en el Portal Web y el recibo de sus documentos no implica aceptación o relación comercial, ni genera ningún vínculo contractual con el Grupo Monómeros, ya que este es solo el primer paso que deben realizar las empresas.

COMPRAS Y CONTRATACIONES



El proceso de compras y contrataciones de Monómeros inicia con la elaboración del Plan Anual de Compras y Contrataciones. Dependiendo de las necesidades y el presupuesto estimado, Monómeros activa cuatro tipos de procesos para adquirir un bien o contratar un servicio.


1. CONCURSO ABIERTO EN PRENSA

Son procesos competitivos que la compañía convoca en prensa local o nacional, para que cualquier proveedor o contratista interesado y que cumplan con los requisitos exigidos, pueda participar ofreciendo su mejor propuesta técnico - económica.


2. CONCURSO CERRADO

Son procesos competitivos, en los que la compañía convoca a un grupo cerrado de empresas que se encuentran activos en su registro de proveedores. La convocatoria se realiza por medio de una invitación directa a cada uno de los proponentes.


3. CONSULTA DE PRECIO

Son procesos competitivos de un presupuesto menor a los gestionados a través de un concurso cerrado, en los que la compañía invita a empresas activas en su registro de proveedores. La convocatoria se realiza por medio de una invitación directa a cada uno de los proponentes.


4. ADJUDICACIÓN DIRECTA (MODALIDAD EXCEPCIONAL)

Para la contratación o compra de servicios o bienes especiales, la compañía asigna de manera directa a un proveedor, cuando se cumplen algunos supuestos como naturaleza del servicio, tipo de proceso, prioridad, entre otros.



PROCESOS DE CONTRATACIONES DE SERVICIOS

A excepción de la modalidad de adjudicación directa, en todos los procesos competitivos de bienes o servicios, las empresas participantes contarán con un tiempo estimado para preparar sus propuestas, según se indica en el pliego de condiciones. En algunos casos y dependiendo el tipo de servicio, la compañía convocará a una reunión aclaratoria para ampliar información administrativa o técnica de la oferta. Adicionalmente, en el portal web de contrataciones, cada uno de los procesos activos cuenta con una pestaña de preguntas y respuestas para aclarar inquietudes que surjan durante la etapa del proceso, la cual se encuentra visible para todos los oferentes.


  1. Las ofertas de contrataciones se reciben de manera física o electrónica en tres partes, la primera correspondiente a la información técnica; la segunda, a la información económica, y la tercera a la póliza de seriedad de oferta. Podrán ser entregados de manera física o electrónica según las indicaciones brindadas por Monómeros y el cronograma establecido.
  2. Una vez son recibidos, Monómeros hace apertura de la oferta y valora la propuesta desde los criterios de experiencia técnica, capacidad financiera y de las variables establecidas en el Sistema de Gestión Integral de la compañía, por medio de una matriz de evaluación previamente publicada en el pliego de condiciones.
  3. Los proveedores que califiquen dentro de los requisitos esta blecidos, pasarán a la siguiente etapa que comprende la evaluación de la oferta económica y revisión de la póliza de seriedad de oferta. Esta información es analizada por un comité interdisciplinario que emite una recomendación que es presentada al nivel de delegación establecido para la toma de decisión.
  4. Una vez culmine el proceso, la Gerencia de Compras y Contrataciones emite respuesta formal a todos los participantes.


PROCESOS DE COMPRAS DE BIENES

Las compras de bienes en Monómeros comprende equipos, herramientas y repuestos, bienes administrativos, bienes consumibles y otros.


  1. El proceso de compras de Monómeros inicia con la elaboración del Plan Anual de Compras y Contrataciones, el cual es analizado por la Gerencia de Contrataciones y Compras para programar los procesos de adquisición de la manera más eficaz que permita entregas oportunas, eficientes y la máxima competitividad para ambas partes.
  2. Una vez se identifica la necesidad, se envía una petición de oferta a un panel de empresas previamente inscritas en el registro de proveedores de la compañía, a través de correo electrónico. Esta petición detallará las especificaciones técnicas del bien, cantidades requeridas y brindará acceso a un portal a través del cual las empresas ingresarán su oferta económica y tiempos de entrega.
  3. Las ofertas ingresadas al portal por parte de los proponentes, permanecerán en reserva hasta el día y hora del cierre de la convocatoria. En este momento, el sistema migrará todas las ofertas directamente al sistema de información interno SAP, donde de manera automática se tabularán los resultados y priorizará las ofertas con mejores condiciones (precios y tiempos de entrega).
  4. Este resultado es socializado por la Gerencia de Compras y Contrataciones con la gerencia solicitante, para tomar la decisión conveniente a los intereses de Monómeros. Una vez culmine el proceso, la Gerencia de Compras y Contrataciones emite respuesta formal a todos los participantes.

PROCESOS EN CURSO

FACTURACIÓN



De acuerdo a la resolución 0042, Monómeros ha habilitado la facturación electrónica, la cual deberá aplicarse siguiendo todas las características establecidas por la DIAN para estos documentos de cobro:


  1. Uso del formato electrónico de generación XML estándar.
  2. Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN
  3. Cumple los requisitos del Estatuto Tributario y discrimina el impuesto al consumo cuando es del caso
  4. Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.

PROCESO DE RECEPCIÓN ELECTRÓNICA

Esta opción está habilitada para aquellos proveedores que estén obligados a facturar electrónicamente y se realiza exclusivamente a través del correo corporativo recepcion.factura@monomeros.com.co. En Monómeros, todas las facturas se reciben antes del día 25 de cada mes.



PROCESO DE RECEPCIÓN FÍSICA DE FACTURAS

Esta opción estará disponible para aquellos proveedores que se encuentren en el proceso de transición a la regulación de la facturación electrónica y para aquellos que no están obligados a facturar electrónicamente.


Para estos proveedores, se encuentra habilitado, en la ciudad de Barranquilla el Centro Único de Recibo (CUR), ubicado en la oficina contigua a la recepción de Monómeros, en horario de atención de 7:00 a. m. . - 4:15 p. m., de lunes a viernes. Las facturas físicas en la ciudad de Barranquilla se recibirán hasta el día 25 de cada mes.


También, podrán ser radicadas facturas en las oficinas de las ciudades de Bogotá y Medellín, e instalaciones industriales en la ciudad de Buenaventura hasta el día 23 de cada mes.



REQUISITOS DE LA FACTURA:

odas las facturas y/o cuentas de cobro de bienes y servicios, sin excepción, para que puedan ser recibidas; deben especificar el número de la orden de compra y tener la hoja de entrada debidamente liberada. Sin excepción no se aceptarán facturas que no cumplan con estos requisitos.


Todas las facturas, cuentas de cobro y/o documentos equivalentes deben cumplir con los requisitos mínimos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario, Ley 1231 de 2008, la Resolución 3878 de 1996 de la Dian y Código de Comercio. De igual manera indicar en la Factura la Resolución de Autorización de Facturación Vigente expedida por la Dian. Facturas que no cumplan con estos requisitos DIAN serán devueltas.


Si la factura presenta tachones, enmendaduras e incumple los requisitos anteriormente mencionados será causal de devolución por parte de Monómeros.


Próximamente proveedores y contratistas podrán consultar el estado de su factura en línea. Para información sobre su proceso de facturación, podrá comunicarse con el área de cuentas por pagar al correo electrónico cuentasporpagar@monomeros.com.co

PREGUNTAS FRECUENTES

1¿Cómo hago para ser proveedor de Monómeros?
Debes ingresar a través del link
https://reg-proveedores.monomeros.com.co/login/ a nuestro Portal de Potenciales Proveedores y realizar el proceso de Pre-Registro.
2¿Cómo sé si estoy inscrito para ser proveedor de Monómeros?
Una vez completado el proceso de registro, a través del Portal Web de Registro te llegará una notificación vía correo electrónico, en la cual te indicará que haces parte de nuestros Proveedores. Si deseas consultar alguna información sobre el estado de su inscripción puede hacerlo a través del correo electrónico

Si desea consultar alguna información sobre el estado de su inscripción puede hacerlo a través del correo electrónico registroproveedores@monomeros.com.co
3¿Cómo hago para actualizar mi información?
La actualización de sus datos se puede gestionar a través del portal de registro de proveedores, en el siguiente enlace https://reg-proveedores.monomeros.com.co/login/ Para mayor asesoría, comunícate al correo registroproveedores@monomeros.com.co
4¿Cómo radico facturas?
Las facturas en Monómeros se deberán radicar de manera electrónica, siguiendo el procedimiento establecido por la compañía, indicado en la orden de compra y/o servicio, y detallado en el capítulo de facturación de la sección de proveedores y contratistas.

Para aquellos proveedores que no estén obligados a facturar de forma electrónica, se encuentran habilitadas las sedes principales en las ciudades de Barranquilla, Bogotá, Medellín y Buenaventura en horarios y fechas establecidas. Éstas son los únicos centros autorizados por la compañía para el recibo y radicación de las facturas de proveedores que no se encuentren obligados a facturar electrónicamente.
5¿Hasta cuándo reciben facturas en Monómeros?
La recepción de facturas de proveedores es hasta el día 25 de cada mes o el siguiente día hábil por medio de facturación electrónica.

Para el caso de proveedores que no se encuentren obligados a facturar electrónicamente, será hasta el día 25 de cada mes o el siguiente día hábil para la ciudad de Barranquilla. En las ciudades de Medellín, Bogotá y Buenaventura la recepción de facturas serán, para el caso de bienes, junto al material y/o bien entregado en la bodega de Monómeros, acompañado de la respectiva remisión. La factura original deberá presentarse inmediatamente en el Centro Único de Recibo (CUR) con todos los soportes establecidos para su radicación.
6¿Puedo entregar una factura con un trabajador de Monómeros?
Se encuentra prohibido la entrega de facturas directamente a empleados de Monómeros y Ecofértil.
7¿Cuándo será el pago?
Los pagos de las facturas se realizarán teniendo en cuenta los días pactados en la negociación, los cuales empezarán a contar a partir de la fecha de recibido y aceptación por parte de Monómeros y sus empresas filiales.
8¿Cómo puedo obtener el certificado de impuestos y retenciones?
Los certificados bimestrales de IVA e ICA y anual de Renta 2020 en adelante, podrán ser descargados por nuestros proveedores desde la página web de Monómeros a partir de febrero 2021, los periodos anteriores a los mencionados, pueden ser solicitados a los correos electrónicos: eimpuest@monomeros.com.co y jcontreras@monomeros.com.co
9¿Puedo ser un proveedor como persona natural?
Dependiendo del bien y/o servicio, el Grupo Monómeros habilita la contratación de personas naturales, bajo la modalidad de excepción. Su inscripción podrá realizarse a través del portal
https://reg-proveedores.monomeros.com.co/login/
10¿Para participar en los procesos de Monómeros debo ser proveedor de Monómeros?
Sí, para los procesos competitivos (concurso cerrado y consulta de precios) y adjudicaciones directivas. Para los concursos abiertos no es necesario.